Deontologische code

1. Totstandkoming

 In het samenwerkingsverband Psywest, een samenwerking tussen de hoger onderwijsinstellingen KU Leuven, Howest en VIVES, werd de vraag gesteld naar een deontologische code.

Een duidelijk kader is nodig om aan te geven binnen welke grenzen de begeleider kan handelen en welke informatie wanneer en hoe gedeeld kan worden. Dit alles zorgt, voor de student én voor de begeleider, voor een veilig en wel omlijnd kader. Binnen de groep van begeleiders (die zowel bestaan uit collega’s van de eigen onderwijsinstellingen als uit externe partners) bestaat er een onderscheid inzake het al dan niet van toepassing zijn van het beroepsgeheim. Ook dat onderscheid wordt in deze tekst duidelijk toegelicht.

2.Inleidend: doel en begrippenkader

2.1. Waarom een code?

Groepsbegeleiders binnen het groepsaanbod van Psywest  kunnen worden geconfronteerd met ethische vragen en dilemma’s. Deze code wil een houvast en bescherming bieden aan de groepsbegeleider door een aantal concrete regels en richtlijnen vast te leggen. De code steunt op gedeelde waarden en normen enerzijds en op juridische verplichtingen anderzijds.

De code vraagt een blijvend engagement om het eigen handelen als individu maar ook als team in vraag te stellen en er de nodige conclusies uit te trekken. Iedereen die de functie van begeleider binnen Psywest uitoefent, verbindt zich ertoe de bepalingen van deze code te eerbiedigen en ze toe te passen wanneer die een opdracht of functie in een professionele context uitoefent.

2.2. Begrippen

Groepsbegeleiders begeleiden de student met betrekking tot een bepaald thema om enerzijds het mentaal bevinden van de student te versterken en anderzijds een aantal vaardigheden te kunnen aanleren die de levenskwaliteit kunnen verbeteren en/of studiebelemmerende factoren te kunnen helpen wegwerken.

Bij deze begeleiding ligt de nadruk dus op het welzijn van de student (leVen).

De groepsbegeleiders van Psywest bestaan uit medewerkers van de Dienst Studentenvoorzieningen van de genoemde onderwijsinstellingen , andere medewerkers van de hoger onderwijsinstelling (lectoren) en externe lesgevers/groepsbegeleiders die vanuit hun expertise in een bepaald thema worden geconsulteerd.

De begeleiding binnen het Psywest-aanbod heeft tot doel de gelijkwaardige toegang tot en de deelname van alle studenten aan het hoger onderwijs mee te helpen bevorderen.

De begeleiding vertrekt vanuit de noden en behoeften van een student en stimuleert de student om persoonlijke kwaliteiten en beperkingen te ontdekken om zich zo te ontwikkelen tot zelfstandige en weerbare volwassenen. Bij de begeleiding ligt de focus op de student zélf.

Deze code is van toepassing op de bovengenoemd groepsbegeleiders werkzaam binnen en voor Psywest. Stagiair(e)s vallen ook onder deze code, als ze de functie van begeleider binnen Psywest op zich nemen.

2.3 Beroepsgeheim

Het beroepsgeheim verplicht een hulpverlener tot geheimhouding van hetgeen cliënten prijsgeven in het raam van een vertrouwensrelatie. Het beroepsgeheim dient zowel de individuele bescherming van de privacy van de student, als de bescherming van het hulpverlenend beroep (de beroepsgroep) en het algemeen belang, nl. de bescherming van de hulprelatie an sich. Voor personen met beroepsgeheim is zwijgplicht de regel. Zij kunnen géén informatie doorgeven binnen of buiten de organisatie.

 2.4 Discretieplicht

Van elke werknemer wordt verwacht dat hij de informatie die hij in het kader van zijn opdracht verneemt, niet vrijgeeft aan anderen dan diegenen die gerechtigd zijn er kennis van te nemen. Het  verschil met de definitie van het beroepsgeheim is dat de informatie die je vernam in de context van werknemer niet ten persoonlijke titel (in een vertrouwensrelatie) verkreeg, maar in naam van de werking van Psywest.

Discretieplicht houdt een verplichting tot discretie en terughoudendheid in. Personen met discretieplicht kunnen bepaalde informatie delen binnen de organisatie, maar niet buiten de organisatie.

3. Model-deontologische code voor groepsbegeleiders

3.1 Basisprincipes in de omgang met de student

 De groepsbegeleider van Psywest^[1] plaatst het belang van de student(en) centraal.

Wanneer zich situaties voordoen waarin de belangen van de student en deze van de organisatie of de samenleving niet gelijk lopen, moet een omzichtige afweging gebeuren.

De houding van de begeleider is gebaseerd op respect voor de persoon van de student. De  begeleider stelt zich empathisch op voor de leefwereld van de student en voor de omstandigheden waarin hij de vooropgestelde doelen moet bereiken. De begeleider betrekt de persoonlijke levenssfeer van de student slechts in de begeleidingsrelatie voor zover deze relevant is voor het traject van de student of als de student hier zelf om vraagt. De begeleider onthoudt zich van uitspraken die de student schade toebrengen of die hem kunnen raken in zijn persoonlijke waardigheid.

De begeleider erkent de autonomie en het zelfbeschikkingsrecht van de student voor zijn/haar handelen.

Hij stimuleert de student bij het afwegen van alle belangen en consequenties, ook als hij de gemaakte keuze niet als beloftevol inschat. De erkenning van de verantwoordelijkheid voor eigen keuze van handelen houdt in dat de student het laatste woord heeft m.b.t. de eigen te nemen beslissingen.

De begeleider bevordert de zelfstandigheid van de student en is emancipatorisch. De begeleider stimuleert de studenten om zelf contact op te nemen met derden die helpend kunnen zijn. Bij voorkeur neemt de begeleider slechts in tweede instantie zelf contact op met derden en dit na toestemming van de student.

De begeleider streeft in alle omstandigheden naar een eerlijke en betrouwbare houding.

3.2. Uitgangspunten voor de begeleidingsrelatie

 De begeleider geeft informatie over de doelstellingen van de begeleiding, de mogelijkheden, werkvormen en eventuele begrenzingen. De student heeft informatie ter beschikking over de aard van de gegevens die over de student worden verzameld, de manier van eventuele rapportering en aan wie wordt gerapporteerd. De begeleider geeft aan of er al dan niet beroepsgeheim is, dan wel discretieplicht.

De begeleider en de student maken duidelijke afspraken over elkaars verwachtingen en over de communicatie binnen hun begeleidingsrelatie.

De aangeboden informatie moet voldoende zicht bieden op de dienstverlening zodat de student vrij kan beslissen om al dan niet in te gaan op het (hulpverleningsaanbod).

De begeleiding gebeurt op vrijwillige basis^[2]. Als de student de begeleiding weigert of stopzet worden de eventuele consequenties waar mogelijk meegedeeld.

De begeleider kan enkel handelen buiten de medeverantwoordelijkheid van de student indien deze kennelijk in de onmogelijkheid is deze verantwoordelijkheid te dragen of indien hogere belangen in het geding zijn. Indien de begeleider oordeelt dat de student in nood is, neemt de begeleider de gepaste maatregelen (bijv. doorverwijzing). Collegiaal overleg is in die omstandigheden een noodzakelijke stap.

Uitzonderlijk heeft de begeleider het recht om zelf de begeleidingsrelatie stop te zetten. Dergelijke beslissing maakt het voorwerp uit van voorafgaand collegiaal overleg of van overleg met daartoe aangewezen personen of instanties. De student wordt tijdig en op een gepaste wijze geïnformeerd (en zo nodig betrokken) bij deze besluitvorming.

De begeleider bewaakt zorgvuldig de grens tussen de begeleidingsopdracht en alles wat daarbuiten valt of er niet mee te verenigen is. De begeleider houdt zich strikt aan fysieke en psychosociale omgangsvormen die passen bij een professionele context. Dit betekent o.a. dat er geen financiële of substantiële materiële voordelen worden verkregen of aanvaard uit de dienst- of hulpverlening (afgezien van de vergoeding zoals bepaald in de vooraf opgestelde overeenkomst) en dat de begeleider  geen seksueel of ander misbruik maakt van de student. Dit geldt ook als het initiatief om deze professionele grens te overschrijden uitgaat van de student. Indien van deze regel wordt afgeweken, gaat de begeleider over tot collegiaal overleg of tot overleg met de hiervoor bevoegde persoon of instantie.

De begeleider gaat zorgvuldig om met professionele dubbelrollen.

De rol van lector binnen de hoger onderwijsinstelling en de rol van begeleider binnen Psywest kunnen in de praktijk moeilijk verenigbaar zijn. Indien beide rollen toch worden gecombineerd, bewaakt de begeleider zorgvuldig de grenzen van zijn/haar beide rollen en worden waar nodig de mogelijke gevolgen en risico’s vooraf besproken met de student.

Begeleiders met beroepsgeheim mogen nooit eenzelfde student begeleiden en tegelijk als lector diezelfde student evalueren.

Begeleiders met discretieplicht die tegelijk als lector fungeren voor de student bespreken vooraf de mogelijke gevolgen en risico’s van de samenwerking met de student.

 3.3. Begeleiding en doorverwijzing

De begeleider is verantwoordelijk voor zijn werk en voor de kwaliteit ervan. Hij gaat een inspanningsverbintenis aan, geen resultaatsverbintenis.

Moeilijkheden die opduiken in een begeleidingsrelatie worden het best zo snel en effectief mogelijk opgelost. In de eerste plaats is dit de opdracht van de begeleider en de student.

Gezien de werkcontext is het echter wenselijk dat dit, in onderling overleg tussen student en begeleider, meegedeeld wordt aan de betreffende STUVO-medewerker waardoor die de oplossing mee kan opvolgen en/of mee vorm kan geven.

De begeleider doet al het mogelijke om correcte informatie, documentatie, service, advies, en/of begeleiding aan te bieden. De begeleider zoekt naar de meest efficiënte, maar minst ingrijpende begeleiding.

De begeleider behandelt alle studenten op een gelijkwaardige en rechtvaardige manier.

De begeleider bevordert gelijke kansen en neemt drempels weg. Het maximaal realiseren van gelijke kansen impliceert op een haalbare wijze tegemoetkomen aan de specifieke noden van de individuele student.

De begeleider luistert, indien de begeleidingsvorm het toelaat, aandachtig naar de (hulp)vraag  van de student(en) en schat de eigen bekwaamheden en het eigen werkkader zorgvuldig in om te beoordelen of hij/zij zelf adequaat aan de (hulp)vraag kan tegemoetkomen. Als dat niet het geval is, verwijst de begeleider naar een collega of naar externe hulpverleningsinstanties die een gepaster en efficiënter hulpverleningsaanbod hebben.

De begeleider waarborgt maximale keuzevrijheid van de student bij doorverwijzing.

Zorgvuldige verwijzing impliceert toelichting van de hulp die kan worden verwacht en afspraken over de wijze waarop verdere contacten, gegevensuitwisseling en opvolging zullen verlopen.  De begeleider waarborgt maximale keuzevrijheid van de student bij doorverwijzing en hanteert geen exclusieve doorverwijzingafspraken.

De begeleider die naast zijn werk voor Psywest ook werkt in een particuliere praktijk buiten de genoemde hoger onderwijsinstellingen, mag geen studenten werven voor deze praktijk en mag in deze praktijk geen studenten die deelnamen aan de door hem verzorgde Psywest-begeleiding  begeleiden, tenzij dit na collegiaal overleg aangewezen is.

De begeleider probeert, ook wanneer door externe omstandigheden het verdere verloop van de begeleiding door dezelfde persoon onmogelijk wordt, opvolging te voorzien.

 3.4. Dossiervorming

Noch door de (administratief) verantwoordelijken voor Psywest noch door de begeleiders  wordt een dossier bijgehouden. De inschrijvingsgegevens (naam, opleiding, contactgegevens) worden daarentegen wel verzameld en veilig digitaal bewaard. Deze gegevens zijn enkel raadpleegbaar door de Stuvo-medewerkers die betrokken zijn bij Psywest. Aan de begeleiders wordt bij aanvang van de vorming een lijst met de inschrijvingsgegevens bezorgd, hetzij op papier, hetzij digitaal. Na afloop van een vorming wordt die lijst aan de stuvo-medewerker bezorgd. De begeleider bewaart na afloop geen inschrijvingsgegevens.

De student kan een deelname-attest opvragen bij de specifieke Psywest-medewerker aangaande de door de student gevolgde sessie(s) binnen het Psywest-aanbod.

3.5. Omgaan met vertrouwelijke informatie

Voor begeleiders is het volgende van toepassing:

• Beroepsgeheim voor artsen, klinisch psychologen, orthopedagogen en gemachtigde psychotherapeuten die beroepsmatig binnen Psywest in een hulpverlenende functie opereren.
• Discretieplicht geldt voor alle hulpverleners die instaan voor de sociale en psychologische begeleiding van studenten en niety tot de bovengenoemde categorieën behoren.

Elke begeleider gaat voor zichzelf na onder welke toepassing die valt van discretieplicht of beroepsgeheim en informeert zich uitgebreid over de betekenis ervan^[3]. Bij uitwisseling van informatie wordt rekening gehouden met de verschillende rollen (discretieplicht/beroepsgeheim) die begeleiders vervullen.

De begeleider respecteert de privacy van de student en verzamelt en gebruikt enkel gegevens die relevant zijn voor de uitvoering van de opdracht.

De begeleider geeft enkel informatie per brief, mail of telefoon als hij/zij de aanvrager kent of kan identificeren en als deze persoon over de informatie mag beschikken.

Voor begeleiders met discretieplicht

De student wordt geïnformeerd over de grenzen van de discretieplicht. Het moet voor de student duidelijk zijn dat geheimhouding niet automatisch gegarandeerd kan worden.

De begeleider streeft ernaar om verworven informatie met betrekking tot de student maximaal discreet te hanteren. De begeleider zal enkel de relevante informatie doorgeven aan anderen binnen de Psywest-werking als er een noodzaak is om informatie te delen. Hiervoor is geen akkoord van de student nodig.  De student wordt maximaal geïnformeerd over welke informatie aan wie wordt doorgegeven.

Voor begeleiders met beroepsgeheim

Het uitdrukkelijk akkoord van de student is nodig om informatie door te geven aan een andere persoon die geen beroepsgeheim heeft, of aan een andere persoon die beroepsgeheim heeft, maar handelt met een andere finaliteit.

Zelfs met akkoord van de student kan een medewerker met beroepsgeheim ervoor kiezen om geen informatie mee te delen.

De begeleider met beroepsgeheim kan daarnaast enkel informatie delen met derden in noodsituaties. In dergelijke situaties is collegiaal overleg noodzakelijk.

3.6. Signaalfunctie t.a.v. beleid

 De begeleider informeert het beleid via de geijkte kanalen over de specifieke noden van de doelgroep en de structurele problemen die zij tegenkomen, maar ook over de vereiste voorwaarden nodig voor het eigen deskundig en autonoom functioneren in functie van een kwaliteitsvolle werking.

3.7. Deskundigheid begeleider

De begeleider moet zijn professionele deskundigheid in stand houden en ontwikkelen, rekening houdende met de recente ontwikkelingen in zijn werkdomein.

De begeleider is op de hoogte van de algemene reglementering van de Psywest-werking. De begeleider is vertrouwd met procedures bij klachten. Woordje uitleg!!!!

De begeleider toetst de eigen opvattingen aan die van collega’s en stelt eigen inzichten en beroepservaring ten dienste van hen.

De begeleider behoudt zijn autonomie, ook op methodologisch vlak, ten opzichte van de onderwijsinstelling, andere hulpverleners, diensten en instellingen waarmee hij/zij in contact komt of samenwerkt.

De begeleider bewaakt zijn/haar persoonlijke integriteit.

De begeleider reageert op een gepaste wijze bij (vermeende) beroepsethische fouten van een collega begeleider. Mogelijke acties in dit verband zijn het aanspreken van de collega in kwestie en het signaleren bij een bevoegde persoon of instantie.

Bij twijfel over elementen van de deontologische code overlegt de begeleider met collega’s.

4. Verantwoordelijkheden van de instelling

De begeleider kan pas optimaal aan de verschillende voorwaarden in de deontologische code voldoen, als Psywest zelf ook een aantal verantwoordelijkheden opneemt.

 4.1. Actieve ondersteuning van de code

 Een deontologische code wordt goedgekeurd én actief ondersteund door het beleid waaronder Psywest valt. Psywest zorgt ervoor dat alle begeleiders deze deontologische code krijgen.

4.2. Functies definiëren en informatiestromen afbakenen

Psywest definieert de verschillende begeleidingsfuncties, bepaalt de functionele relaties en de grenzen ervan. Zo kan elke medewerker/begeleider zich preciezer situeren. Psywest is zorgvuldig bij het toekennen van meerdere rollen bij één persoon en vermijdt een combinatie van rollen die moeilijk combineerbaar zijn.

Begeleiders met beroepsgeheim mogen nooit eenzelfde student begeleiden en evalueren.

Psywest houdt rekening met de regelgeving rond beroepsgeheim, discretieplicht en privacy.

Ook de samenwerking en verwijzing tussen enerzijds onderwijzend personeel, studie(traject)begeleiders en studentenbegeleiders binnen de betrokken hoger onderwijsinstellingen en anderzijds Psywest-medewerkers moet duidelijk gemaakt worden en transparant aan de studenten gecommuniceerd.

Het is onvermijdelijk dat ondersteunend personeel met vertrouwelijke informatie in contact komt. Het is aan Psywest om duidelijk af te bakenen welke de noodzakelijke informatiestromen zijn. Deze informatiestroom vindt plaats omwille van organisatorische redenen, nl. een efficiënte en effectieve interne werking. Enkel de meest noodzakelijke personen moeten dus betrokken zijn.

4.3. Logistieke en personele voorzieningen

Psywest voorziet in voldoende logistiek en personeel om de beoogde begeleidingsopdrachten kwaliteitsvol uit te voeren.

Psywest voorziet ruimtes waarin een begeleider en de studenten ongestoord kunnen samenwerken. Psywest voorziet in de functionele en veilige opslag van persoonlijke gegevens, hierbij rekening houdend met de privacywetgeving.

Psywest garandeert dat wanneer door omstandigheden het verdere verloop van een begeleiding door eenzelfde persoon onmogelijk wordt, er opvolging zal zijn.

Psywest houdt rekening met de code bij het toebedelen van de begeleidingsopdrachten.

4.4. Klachtenprocedure

Psywest voorziet in de mogelijkheid een   over de dienstverlening door alle betrokken partijen.

Een klacht geeft aanleiding tot het bijeenroepen van een interne commissie door de betrokken diensthoofden van de betrokken STUVO’s.

^[1] De groepsbegeleider van Psywest zullen we verder steeds benoemen als ‘de begeleider’.

^[2] Ook als er sprake is van enige druk vanuit een ‘opgelegde’ begeleiding vanuit de onderwijscontext, blijft de begeleiding vrijwillig. De student blijft immers de keuze hebben deze voorwaarden naast zich neer te leggen (met alle gevolgen van dien), of erop in te gaan.

^[3] Zie de brochure Hoe om te gaan met informatie verkregen in een student-relatie? Wat mag, moet, of mag zeker niet gezegd worden?